Pirelli & C.

Toolbox

Strumenti operativi della sostenibilità di Gruppo

Corporate Governance

La consapevolezza che un efficiente sistema di corporate governance rappresenta uno degli elementi essenziali per il conseguimento degli obiettivi della creazione di valore sostenibile, spinge l'Azienda a mantenere il proprio sistema di governo societario costantemente in linea con le best practices nazionali e internazionali.

Pirelli adotta il sistema di amministrazione e controllo tradizionale fondato sulla centralità del Consiglio di Amministrazione. Elementi caratterizzanti il modello di Corporate Governance del Gruppo sono: una corretta prassi di disclosure delle scelte e dei processi di formazione delle decisioni aziendali; un efficiente sistema di controllo interno; un’efficace disciplina dei potenziali conflitti di interesse.

Pirelli & C. aderisce al Codice di Autodisciplina delle società quotate di Borsa Italiana sin dalla prima emanazione (del luglio 2002). Successivamente, nella riunione del Consiglio del 12 marzo 2007, ha dichiarato la propria adesione alla nuova versione dello stesso (del marzo 2006).

Altri elementi caratterizzanti il sistema di governance di Pirelli possono essere sintetizzati in:

  • l'elevato grado di trasparenza , con un'evidenza semestrale degli aggiornamenti e integrazioni apportate al sistema stesso di governo societario rispetto a quanto contenuto nella Relazione annuale;
  • la presenza in seno al Consiglio di un consistente numero di Amministratori Indipendenti, pari al 55% dell'intero Consiglio di Amministrazione e a oltre il 65% del totale degli amministratori non esecutivi;
  • l'importante ruolo riconosciuto alle minoranze, che in caso di presentazione delle liste eleggono il 20% dei Consiglieri di Amministrazione (attualmente 4 su 20);
  • l'istituzione di un Comitato in seno al Consiglio di Amministrazione composto esclusivamente da amministratori indipendenti;
  • l’istituzione del Lead Independent Director, cui è attribuito un ruolo attivo ed efficace di coordinamento sia delle istanze che dei contributi dei consiglieri indipendenti;
  • riunioni periodiche degli amministratori indipendenti e incontri di lavoro degli amministratori con il top management volti ad accrescere la conoscenza della realtà e delle dinamiche aziendali, per una maggiore efficacia del loro ruolo;
  • l’ormai consolidata prassi del Consiglio di Amministrazione di eseguire, con l’ausilio di una primaria società di consulenza, un processo di autovalutazione della propria performance;
  • un nuovo modello di gestione e governo dei rischi manageriali
  • l’istituzione della funzione Group Compliance
  • la redazione della Procedura di Segnalazione di Gruppo (Whistleblowing)

Nel luglio 2009 il modello di corporate governance di Pirelli & C. ha ottenuto un importante riconoscimento, che si aggiunge ai rating positivi assegnati dai maggiori indici finanziari di sostenibilità nel corso dell’anno: è stato giudicato da GMI (Governance Metrics International) il migliore in Italia, dopo aver ottenuto una valutazione di 10/10 da parte della società specializzata nella ricerca in materia di corporate governance il cui ultimo Country Ranking (settembre 2008) assegnava all'Italia un punteggio medio di 5,32/10.

Oltre ad essere stata posta al vertice in sede nazionale, Pirelli ha ricevuto un rating di 9/10, nell'ambito delle 4.162 società valutate su base mondiale, che la colloca tra i gruppi che hanno ottenuto la massima valutazione nel settore “Automobili e Componenti” la cui media è di 5/10.

Per ulteriori dettagli ed approfondimenti sul sistema di Governo Societario di Pirelli si rinvia alla sezione ad esso dedicata all’interno del fascicolo di bilancio. Dalla homepage del sito www.pirelli.com è inoltre possibile accedere alla sezione relativa alla corporate Governance della Società.

Seguono tre paragrafi dedicati all’approfondimento rispettivamente del nuovo Modello di gestione dei Rischi adottato, della funzione “Group Compliance” e della Procedura di segnalazione di Gruppo.

Torna su

Sistema di presidio dei rischi

Nel luglio 2009 il Consiglio di Amministrazione di Pirelli & C. ha esaminato e approvato, in linea anche con le best practices a livello internazionale, un nuovo modello di presidio e di gestione dei rischi suscettibili di pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi strategici del Piano Industriale o dei Piani di Gestione della Società.

In particolare il Consiglio, considerate l’accelerazione dei cambiamenti economici, la complessità delle attività gestionali e le recenti evoluzioni normative in tema di corporate governance e controllo interno, ha ritenuto opportuno adottare un processo strutturato di gestione dei rischi aziendali che ne consenta una tempestiva, completa identificazione e l’adozione di adeguate misure per gestirli in termini anticipatori e proattivi piuttosto che semplicemente reattivi.

Il Consiglio ha valutato l’importanza dell’identificazione dei rischi prima che si manifestino e dell’adozione di scelte aziendali e di strumenti idonei a evitarli, a ridurne l’impatto e, più in generale, a “governarli”, fermo restando che l’assunzione degli stessi rappresenta un elemento fondamentale della gestione dell’impresa.

A regime, il nuovo modello prevede che al Consiglio di Amministrazione, con l’ausilio istruttorio e consultivo dell'organo ad hoc istituito al suo interno (Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance) spetti la definizione annuale della cosiddetta “soglia di rischio accettabile1”, nonché l’approvazione annuale di un “risk assessment and management Plan” in cui siano specificamente definiti i principali rischi rilevanti e i conseguenti piani di mitigazione programmati. Infine, il Consiglio detterà le linee guida per la definizione di “risk policies” per il governo di specifici eventi di rischio esistenti e prospettici.

Il modello scelto si fonda su un approccio denominato “top-down” e “value driven”, fondato sulla identificazione e gestione dei rischi che potrebbero pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi strategici e/o intaccare i “value driver” del Gruppo.

I rischi verranno quindi classificati in Strategici, vale a dire direttamente correlati al raggiungimento di uno o più value driver, e Trasversali che, pur non essendo in diretta correlazione con i value driver, possono comunque pregiudicarne il raggiungimento interessando trasversalmente più processi/aree aziendali. In coerenza con tale approccio, il top management svolge un’azione di indirizzo nell' identificazione delle aree di rischio prioritarie e degli specifici eventi con potenziale impatto sugli obiettivi declinati nel Piano Industriale o su asset aziendali strategici. Tali eventi sono successivamente sottoposti a un’analisi puntuale che vede il coinvolgimento di manager responsabili di business unit, di funzioni centrali di staff, di “regional” o “country” managers.

A livello organizzativo è stata costituita una specifica funzione aziendale, che riporta direttamente al Group General Counsel, che ha l’obiettivo di rafforzare il sistema di corporate governance Pirelli. Tale funzione, che vede al suo interno la figura di un Risk Officer, garantirà l’idoneo raccordo con l’Amministratore incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno.

Si rinvia alla "Relazione degli Amministratori sulla Gestione" del fascicolo di Bilancio 2009, paragrafo "Rischi e Incertezze", per la trattazione di Rischi legati ai business in cui il Gruppo opera, Rischi finanziari, Rischi connessi alle risorse, Rischio paese, Rischi connessi agli aspetti ambientali.

Il governo dei rischi include l’identificazione, l’analisi e il monitoraggio di quelli ambientali, sociali, economico/finanziari non solo in via diretta riconducibili all’azienda ma connessi anche alla sostenibilità della catena di fornitura.

Accanto ai costanti coordinamento e monitoraggio da parte delle funzioni centrali, la verifica dell'applicazione delle prescrizioni Pirelli in tema di sostenibilità economica, sociale (in particolare del rispetto dei diritti umani e del lavoro) ed ambientale avviene costantemente tramite audit periodici commissionati a società terze specializzate. Particolare attenzione è riservata alla sostenibilità dei siti Pirelli e dei fornitori nei cosidetti paesi a rischio (dalla definizione “countries of concern” di EIRIS).

In particolare, nel 2008 Pirelli ha commissionato audit di terza parte nei propri siti produttivi e commerciali situati in Turchia, Brasile, Venezuela, Argentina, Egitto, Cina, Romania, Colombia, Messico e Cile (negli ultimi tre Paesi sono presenti solo uffici commerciali) per monitorare il rispetto interno di quanto enunciato nello Standard SA8000® (strumento di riferimento adottato dal Gruppo per la gestione della responsabilità sociale).

Dall’esito degli audit sono nati alcuni piani di rientro, implementati entro l’anno.

Nel corso del 2009 sono stati invece commissionati audit di terza parte che hanno coinvolto la catena di fornitura operante in paesi a rischio, per un totale di 72 fornitori.

Per maggiori approfondimenti a riguardo si rinvia al paragrafo “Fornitori” all’interno del presente rapporto.

Assessment ad hoc vengono inoltre condotti prima di penetrare uno specifico mercato, al fine di valutare eventuali rischi politici, finanziari, ambientali e sociali, tra cui quelli legati al rispetto dei diritti umani e del lavoro. Ciò consente, in caso di insediamento, di gestire al meglio l'eventuale gap esistente tra la prassi locale e le politiche aziendali di responsabilità sociale e ambientale che verranno inderogabilmente applicate.

Con riferimento alla prevenzione della corruzione e reati correlati, oltreché di comportamenti contrari all’etica dell’azienda, il Codice Etico comunicato a tutti i dipendenti ed applicato ai fornitori statuisce che il Gruppo Pirelli:

  • “non tollera alcun tipo di corruzione in qualsiasi forma o modo, in qualsiasi giurisdizione, neanche ove attività di tal genere fossero nella pratica ammesse, tollerate o non perseguite giudizialmente. Per tali ragioni è fatto divieto ai Destinatari del Codice di offrire omaggi, o altre utilità che possano integrare gli estremi della violazione di norme, o siano in contrasto con il Codice, o possano, se resi pubblici, costituire un pregiudizio, anche solo d’immagine, al Gruppo Pirelli;
  • “tutela e protegge il patrimonio aziendale, anche dotandosi di strumenti per prevenire fenomeni di appropriazione indebita, furto e truffa in danno del Gruppo;”
  • “stigmatizza il perseguimento di interessi personali e/o di terzi a discapito di quelli sociali;”

Di sostanziale importanza a riguardo sono le attività ricondotte al Sistema di Controllo Interno, anch’esso descritto dal Codice Etico nei seguenti termini:

  • “L’efficienza e l’efficacia del sistema di controllo interno sono condizione per lo svolgimento dell’attività d’impresa in coerenza con le regole e i principi del presente Codice.”

Per sistema di controllo interno si intende l’insieme degli strumenti, attività, procedure e strutture organizzative, volti ad assicurare, mediante un processo integrato di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, i seguenti obiettivi:

  • l’efficacia e l’efficienza delle attività aziendali, garantendo altresì la tracciabilità degli atti e delle decisioni;
  • l’affidabilità delle informazioni contabili e gestionali;
  • il rispetto delle leggi e dei regolamenti;
  • la salvaguardia dell’integrità del patrimonio aziendale.

Ai fini di cui sopra i Destinatari del Codice sono chiamati a contribuire al miglioramento continuo del sistema di controllo interno. Gli organismi di controllo e di vigilanza, l’Internal Audit e la società di revisione esterna nello svolgimento della propria attività e per quanto di propria competenza, hanno accesso diretto, completo e incondizionato a tutte le persone, attività, operazioni, documenti, archivi e beni aziendali.

Lo strumento utilizzato per segnalazioni relative a eventuali casi di corruzione è la procedura “Whistleblowing” di Gruppo, per l’approfondimento della quale si rinvia al paragrafo di seguito dedicato.

Torna su

La funzione “Group Compliance”

Nel corso del 2009 Pirelli ha altresì istituito, separatamente dalla funzione di Internal Audit, la funzione Group Compliance che riporta al Direttore Affari Legali, Societari e Group Compliance. Essa è chiamata, in particolare, a collaborare con le altre funzioni del Gruppo al fine di garantire il costante allineamento delle normative interne, dei processi e, più in generale, delle attività aziendali al quadro normativo applicabile.

La funzione Group Compliance, in linea con le best practices, assicura il presidio del rischio di non conformità a leggi, regolamenti e normativa anche di fonte autoregolamentare al fine di prevenire sanzioni giudiziarie, amministrative, ovvero perdite finanziarie rilevanti o danni di reputazione.

Torna su

Procedura di Segnalazione di Gruppo - "Whistleblowing"

In data 7 settembre 2009 è stata pubblicata la Norma di Gruppo che disciplina la “Procedura di segnalazione di violazioni, sospette violazioni e induzioni a violazioni in materia di leggi e regolamenti, principi sanciti nel Codice Etico, principi di controllo interno, norme e procedure aziendali e o qualsiasi altro comportamento commissivo o omissivo che possa determinare in modo diretto o indiretto un danno economico-patrimoniale, o anche di immagine, per il Gruppo e/o le sue società.

La norma incoraggia i dipendenti che siano a conoscenza di potenziali o reali situazioni di violazione a darne immediata informativa – anche anonima - all’Azienda, con la garanzia di essere assolutamente tutelati da massima confidenzialità e di non subire ritorsioni di alcun genere.

Le comunicazioni possono riguardare amministratori, sindaci, management, dipendenti dell'Azienda e, in generale, tutti coloro che operano in Italia e all’estero per il Gruppo Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo. Sono inclusi partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici.

Le segnalazioni possono essere fatte pervenire all’Azienda scrivendo a una casella e-mail appositamente creata o telefonando/inviando fax a numeri di telefono dedicati. Casella e-mail e numeri di telefono/fax sono gestiti centralmente dalla funzione indipendente Internal Audit e valgono per tutte le Affiliate del Gruppo.

La Direzione Internal Audit di Gruppo si occuperà di:

  • predisporre, gestire e aggiornare gli indirizzi per l’invio delle comunicazioni;
  • ricevere , registrare e analizzare le segnalazioni pervenute coinvolgendo le funzioni aziendali ritenute competenti per le necessarie attività di accertamento, inoltrando dette comunicazioni agli organi di controllo competenti in relazione a fattispecie su cui esiste un presidio specifico (per le società di diritto italiano: Collegio Sindacale, Organismi di Vigilanza per i reati ex D.Lgs 231/01);
  • programmare piani di azione specifici;
  • assicurare la tracciabilità e la conservazione della documentazione per cinque anni dalla data di chiusura delle attività di verifica;
  • relazionare su base trimestrale il Comitato per il Controllo Interno di Pirelli & C S.p.A. ovvero quello di Pirelli & C Real Estate S.p.A. circa le segnalazioni ricevute e le azioni in corso;

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, l'Azienda adotterà gli opportuni provvedimenti disciplinari e le opportune azioni legali a tutela della società stessa e del Gruppo.

La Norma è stata comunicata a tutti i dipendenti del Gruppo in lingua locale e il processo di comunicazione si è concluso a fine ottobre 2009. Da tale data a fine 2009 non è pervenuta alcuna segnalazione. È in corso nel 2009 la trattazione di un sospetto caso di violazione del codice etico, al momento della stesura del presente bilancio ancora in fase di accertamento e in ogni caso di entità economica non rilevante.

Torna su

Struttura Organizzativa

La governance della Sostenibilità trova il proprio fondamento organizzativo nello Steering Committee Sostenibilità.

Tale organismo di alto livello, nominato dal Presidente all’inizio del 2004, ha responsabilità di indirizzo e presidio dell'evoluzione della sostenibilità nell'ambito dell'Azienda. La struttura organizzativa si compone quindi di un Direttore Sostenibilità di Gruppo, a diretto riporto del Group General Counsel, di un Sustainability Manager di Gruppo e di Sustainability Referents di società (con competenza su ogni affiliata del Gruppo).

A settembre 2009, per decisione dello Steering Committee Sostenibilità, lo Steering Committee Equal Opportunities e relative funzioni organizzative sono confluiti all'interno dello SC Sostenibilità medesimo, per opportunità ed efficienza gestionale relativamente a una materia a tutti gli effetti da anni parte della gestione sostenibile del Gruppo.

Torna su

Norma operativa di Gruppo

La Norma operativa sulla Sostenibilità (emanata il 16 settembre 2006) descrive, ordina e disciplina le modalità di gestione interna delle attività connesse alla materia, con particolare attenzione ai ruoli e alle responsabilità delle funzioni coinvolte, al processo operativo di pianificazione e controllo, al processo di generazione del Bilancio di Sostenibilità e alla gestione dell’informativa verso l’esterno.

All’interno di tale norma, in particolare, è stata formalizzata la piena integrazione della sostenibilità nella struttura del Bilancio di Gruppo. Il ciclo di pianificazione e controllo della sostenibilità segue quindi le logiche e il calendario di pianificazione e di consuntivazione del Reporting di Gruppo.

Torna su

Sistemi di gestione adottati

Pirelli svolge un'intensa attività nel campo dei sistemi di gestione. Il Gruppo si avvale di tali strumenti per migliorare la qualità, l'efficacia e l'efficienza dei processi nell’ottica di una continua riduzione degli impatti sulla salute dei dipendenti, sulle condizioni di sicurezza del lavoro e sull'ambiente esterno.

I sitemi di gestione adottati sono:

OHSAS 18001 in materia di salute e sicurezza dei lavoratori
ISO 14001 in materia di ambiente
ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO/IEC 17025 in materia di qualità di prodotto

Per quanto concerne la Sostenibilità, nel 2004 lo standard internazionale SA 8000 è stato definito quale strumento di riferimento per valutare la coerenza dei comportamenti del Gruppo con i principi in essa definiti.

Numero di siti certificati per tipologia di sistema di gestione a fine 2009 ed obiettivi 2010 vengono descritti negli appositi paragrafi all’interno dei capitoli Dimensione Sociale (paragrafi su Salute e Sicurezza), Dimensione Ambientale (paragrafo Sistema di gestione ambientale e certificazioni), Dimensione Economica (Paragrafo Clienti).

Torna su

Sistema informatico “CSR-DM”

Il “CSR-DM” (CSR Data Management), è il sistema IT di gestione delle informazioni relative alla sostenibilità del Gruppo.

Creato nel 2007 al fine di rendere più efficiente il processo di contribuzione, validazione, consolidamento, analisi e gestione degli indicatori di sostenibilità, è utilizzato per la raccolta annuale dei dati rendicontati nel rapporto di sostenibilità annuale.

1 Soglia di rischio accettabile o Risk Appetite, sono definite nel Committee of Sponsoring Organization Enterprise Risk Management Framework come “the amount of risk, on a broad level, an entity is willing to accept in pursuit of value”.